INVENTÁRIOS E OBRIGAÇÕES DECLARATIVAS
1 - Introdução
1.0. - A responsabilidade da gestão dos inventários e cumprimento das inerentes obrigações contabílisticas e fiscais do mesmo, cumpre ao empresário, gerente ou o responsável contratado pela empresa para o efeito.
1.1. - Os inventários, para além dos fins óbvios a que se destinam, de serem vendidos ou incorporados em produto final, impõem para além de outras obrigações, a necessidade da sua inventariação, e atenção que isto não quer dizer "inventar", quer dizer apurar pelos meios que o possibilitem, a contagem física dos inventários que possuam e o seu valor.
1.2. - Quanto à contagem física, e não obstante as especificidades dos inventários, organizações e estruturas de cada empresa, salienta-se a importância dos softwares/programas de gestão de inventários/faturação, que se poderão apresentar como fortes aliados da empresa. Um bom programa, permite de forma funcional e célere perceber os números do seu inventário, ajudando a cumprir as obrigações declarativas e a gerir melhor as necessárias encomendas.
1.3. - Então, o que devem saber os responsaveis pela gestão dos inventários:
1.3.1. - Que aumentam pela sua compra e devoluções de clientes;
1.3.2. - e que diminuem pela sua:
1.3.2.1. - Venda;
1.3.2.2. - Incorporação em produto final igualmente vendido;
1.3.2.3. - Devolução a fornecedores;
1.3.2.4. - Deterioração (fim de prazos de validade, incidentes;
1.3.2.5. - Acidentes com os mesmos (inundações/incêndios, etc);
1.3.2.6. - Assaltos/roubos;
1.3.2.7. - Eventuais ofertas/donativos a terceiros ou autoconsumos (ver ponto 4);
1.3.2.8. - Imparidades no inventário (saiba o que são imparidades no inventário e como as apresentar à contabilidade).
1.4. - O Portal Comercial Premium da Alfisconta (Centralgest), é um programa muito completo e competente, com a vantagem de poder ser totalmente integrado na sua contabilidade e área finaceira que agregado ao Banking Automation, cumpre estas obrigações, executa toda a faturação, gere o inventário e contas correntes de vendas e compras.
1.5. - A elaboração e comunicação do inventário, enquanto continuar a ser prorrogada a valorização dos inventário para a AT, comportará duas obrigações com destinatários e tratamentos diferentes, a saber:
a) Comunicação à Autoridade Tributária (quantidade);
b) Comunicação à contabilidade (quantidade e valorizados sem IVA).
2 - Comunicação à Autoridade Tributária
2.1. - A comunicação de inventário de existências à AT foi alvo de alterações em 2019, pelo Decreto-Lei n.º 28/2019.
2.1.1. - A comunicação do inventário à AT é obrigatória? E se não comunicar?
Sim, há obrigação para todas as empresa que reunam as condições para tal (dispensa da obrigação no 2.1.4.).
As empresas que estejam obrigadas a comunicar:
Se forem sujeitos passivos de IRS e que não cumpram com esta obrigação podem ter coimas entre os 200€ e os 10.000€, dependendo da gravidade da infração.
Se forem sociedades podem ter de pagar entre os 400€ e os 20.000€.
2.1.2. -Como comunicar o inventário de existências?
2.1.3. - A comunicação de inventário de existências à AT é feita através da página e-fatura. Após autenticação, selecione a opção "Inventários" para aceder à comunicação de inventários:
2 - colocar os dados de acesso da empresa;
3 - defenir o período de tributação (exemplo: 2024);
4 - e a data fim de período (exemplo para o ano de 2024, deve colocar a data 2024/12/31) ou outro se o período for diferente do ano civil;
5 - clicar no campo "adicionar" para adicionar o ficheiro do inventário, que deverá estar gravado numa pasta de arquivo no computador da empresa;
6 - validar o ficheiro e após a respetiva validação;
7 - submeter o inventário;
8 - aconselha-se depois da submissão, a imprimir em papel ou em formato *.pdf o comprovativo do "sucesso" da submissão do inventário;
9 - Se a sua empresa não possuir inventário, deverá comunicar no portal da AT, colocando um visto no "Não possuo existências" e submetendo a informação à AT, guardando o ficheiro produzido e a informação sobre a submissão.
2.1.4. - Que entidades devem comunicar o inventário de existências?
Devem proceder à comunicação de inventário de existências à AT as pessoas, singulares ou coletivas, que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território nacional, que disponham de contabilidade organizada e estejam obrigadas à elaboração de inventário (artigo 3.º-A do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24/08 e suas alterações).
2.1.5. - Quem tem dispensa de comunicação?
Estão dispensadas de fazer a comunicação dos inventários as pessoas, singulares ou coletivas, que tenham optado pelo regime simplificado de tributação de IRS ou IRC.
Até às alterações introduzidas pela Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02, estavam dispensadas as entidades que no ano anterior ao da comunicação tivessem tido um volume de negócios inferior a € 100.000. Atualmente, as entidades que tenham contabilidade organizada estão obrigadas a comunicar o inventário de existências, mesmo que tenham um volume de negócios inferior a esse limiar.
Quem não tenha existências, mas cumpra os requisitos que obrigam à entrega de inventário, declara no site e-fatura que não tem existências (opção “Não possuo existências”, seguida de “Submeter”).
2.1.6. - Qual o prazo de comunicação?
O prazo de comunicação do inventário é até ao fim do mês seguinte ao período a que o inventário diga respeito (como exemplo: períodos coincidentes com , ou seja 31 de janeiro do ano seguinte, conforme art.º 3º-A do DL 198/2012 de 24 de agosto.
2.1.7. - Se tem o Portal Comercial Premium da Alfisconta, saiba como entregar o inventário à AT (ver vídeo (11:41)).
2.1.8. - Informações importantes:
- Quanto à informação a incluir no ficheiro, encontra-se regulado, que os inventários passem a ter de incluir o valor dos produtos listados e que algumas entidades deixam de poder beneficiar da dispensa de comunicação, mas tal norma tem sido prorrogada, continuando a obedecer à Portaria 2/2015, de 6 de janeiro.
- As multas podem ir de 200€ a 10,000€ se for sujeito passivo de IRS, e de 400€ a 20,000€ se for uma sociedade.
- Deve verificar se o seu programa de faturação/gestão comercial produz o ficheiro, pois poderá facilitar o cumprimento destas 2 obrigações (AT e Contabilidade).
3 - Comunicação à CONTABILIDADE
3.1. - A comunicação do inventário à contabilidade (Alfisconta), é obrigatória? E se não comunicar?
Se a entidade tiver inventário, sim.
Caso não comunique, a contabilidade da sua empresa não poderá apurar os resultados contabilísticos e fiscais, ficando impedida de submeter à AT todas as Declarações Fiscais que dependam dessa comunicação, já que cumprir sem informação verdadeira configura o crime de falsas declarações. Não entregar as declarações fiscais implica a aplicação de coimas.
3.2. - A comunicação do inventário à contabilidade (Alfisconta) é de vital importância, já que é um dado imprescindível no apuramento dos resultados da empresa, que se reflete nas demonstrações financeiras, e importa para a gestão do seu inventário e da sua empresa.
3.3. - A lista/mapa/relatório que deverá refletir a posição do seu inventário a 31 de dezembro de cada ano, ou no último dia do período anual, se este for diferente do ano civil, e que deverá ser apresentado em suporte de papel com a identificação da empresa e devidamente assinado e carimbado pelos responsáveis, ou digital com assinatura digital do responsável pelo inventário, contendo a seguinte informação:
- Descriminado por artigos
- Com quantidade
- Preço sem iva unitário
- Preço sem iva total por artigo
- Totais por taxa de IVA
- Total final do inventário
3.4. Exemplo: (Assim que os inventários para a AT passarem a ser valorizados (2026 relativo a 2025, salvo nova prorrogação), a informação passará ser igual para a AT e Alfisconta. O processo é identico ao da AT, mas antes da criação do ficheiro deverá ser impresso em papel com os dados e assinaturas referidos no ponto anterior):
Este documento é importantíssimo para os trabalhos de encerramento das contas da sua empresa, mas a sua periodicidade poderá ser diferente em função da LEI.
3.5. - Inventário intermitente
Pelo Sistema de Inventário Intermitente (SII) ou Periódico a entidade reconhece a aquisição dos inventários, mas não efetua contabilisticamente o seu controlo pelo movimento contabilístico, ou seja, por um lado, não é efetuada a transferência da aquisição para o armazém, sendo apenas reconhecida a compra e, por outro lado, também não é calculado o custo da saída do inventário sempre que essa saída aconteça. Assim, por este sistema, o valor dos stocks em armazém e os resultados só são possíveis de apurar através de inventariações físicas, efetuadas periodicamente, mas pelo menos uma vez no final do período económico.
3.6. - Inventário permanente
Pelo sistema de inventário permanente (SIP), teoricamente, deve a entidade a “todo o momento” determinar o valor dos inventários existentes na empresa. Sobre este aspeto, transcreve-se o Art. 12º do Dec-Lei 158/2009, republicado pela Lei 98/20156:
“As entidades a que seja aplicável o SNC ou as normas internacionais de contabilidade adotadas pela UE ficam obrigadas a adotar o sistema de inventário permanente na contabilização dos inventários, nos seguintes termos:
a) Proceder às contagens físicas dos inventários com referência ao final do período, ou, ao longo do período, de forma rotativa, de modo a que cada bem seja contado, pelo menos, uma vez em cada período;
b) Identificar os bens quanto à sua natureza, quantidade e custos unitários e globais, por forma a permitir a verificação, a todo o momento, da correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos.”
Aqui presume-se que a periodicidade deva ser mensal.
4 - Inventários - bens obsoletos ou danificados
É frequente, durante a contagem física dos seus inventários, serem detetadas existências que dificilmente podem ser vendidas, porque se encontram obsoletas, deterioradas ou que, por uma questão de imagem, a empresa prefere não as vender nos canais normais de comercialização.
Ainda existem, por parte dos empresários e gestores, alguns embaraços em dar um fim a tais produtos, quando este não passe pela venda, com receio das consequências fiscais.
O facto de as mercadorias se apresentarem danificadas ou existirem dificuldades na sua venda, não significa que não possam ter valor de mercado, sendo este um fator a ter em consideração na análise das consequências fiscais dos possíveis destinos a dar a tais bens.
Nesta análise apenas serão tidas em consideração as situações que não se configurem como quebras normais inerentes ao próprio processo produtivo.
4.1 - Abates
Concluindo-se que não há nenhuma possibilidade de venda, o cenário mais lógico será a destruição dos bens obsoletos ou deteriorados. Em alguns casos até pode ser uma imposição inerente às próprias regras de exercício dessa atividade, como é o caso de determinados produtos alimentares fora do prazo de validade.
Para evitar constrangimentos fiscais, um dos procedimentos aconselháveis é a comunicação prévia da data, hora e local do abate, identificando-se os produtos abatidos. Tal comunicação à administração fiscal deve fazer-se com uma antecedência mínima de 15 dias, para que esta, se assim o quiser fazer, deslocar um agente para fiscalizar o ato.
Claro que nem sempre é possível comunicar previamente tal abate. Em muitos casos, a natureza dos produtos obriga a que a destruição seja feita de imediato.
Nos casos em que não foi possível efetuar a comunicação prévia, ou quando a administração fiscal não tenha designado alguém estar presente em tal abate, deve elaborar-se uma relação dos bens abatidos, indicando-se a data, hora e local do acontecimento e tal auto de abate deve ser assinado por duas testemunhas, que podem, ou não, ser pessoas da própria empresa.
Pretende-se assim, no futuro, poder comprovar documentalmente que os bens foram efetivamente destruídos e inutilizados, afastando a presunção de venda do art.º 86.º do Código do IVA e, consequentemente, a necessidade de liquidar IVA pelo abate. Também, em sede de imposto sobre o rendimento (IR), não haverá tributação se for feita prova do destino dado.
4.2 - Entregas a entidades terceiras
Se tais existências forem entregues a uma entidade terceira para destruição, então a prova de que não entraram no circuito de comercialização será feita através dos documentos comprovativos da entrega dos bens a essa entidade.
Obviamente haverá sempre de distinguir o tratamento fiscal dos produtos entregues sem contrapartida, que para todos os efeitos será um mero abate, e quando tal entidade terceira paga algum valor pela receção dos bens. Neste último caso estaremos perante uma venda ainda que abaixo do preço de custo, implicando, por isso, liquidação de IVA e sujeição a imposto sobre o rendimento.
4.3 - Doações
Um outro possível destino das mercadorias obsoletas é a doação.
Se tais entregas gratuitas forem realizadas a entidades abrangidas pelas normas do mecenato e para as finalidades aí previstas, a perda inerente à doação desses inventários é aceite como gasto fiscal.
Em sede de IVA, a regra é que as ofertas de bens sejam sempre tributadas, quando tenha sido exercido (total ou parcialmente) o direito à dedução do IVA, na aquisição ou produção de tais bens, quando as ofertas tenham valor superior a 50 euros ou o seu valor anual ultrapasse cinco por mil do volume de negócios.
Mas, no Código do IVA, prevê-se uma isenção quando essas ofertas sejam efetuadas ao Estado, a instituições particulares de solidariedade social e a organizações não-governamentais sem fins lucrativos, feitas para posterior distribuição a pessoas carenciadas.
Também se encontram abrangidas por esta isenção as transmissões de livros, a título gratuito, efetuadas aos departamentos governamentais nas áreas da cultura e da educação, a instituições de caráter cultural e educativo, a centros educativos de reinserção social e a estabelecimentos prisionais.
Na prática, alia-se o espírito solidário à necessidade de dar destino aos bens que pouco ou nenhum valor tem para a empresa, sem que tal implique uma tributação sobre tais operações gratuitas.
Este entendimento da Alfisconta não dispensa da consulta da legislação respetiva.
